A diferencia de las instalaciones
industriales, donde la conciencia del mantenimiento ha crecido y avanzado desde
hace años, la sociedad en general no ha percibido la necesidad del
mantenimiento de los edificios y sus instalaciones para su correcta
conservación, y por tanto la evolución de su mantenimiento ha sido más pobre
que en la rama industrial.
Como cualquier instalación industrial, se
debe elegir una buena estrategia de mantenimiento del edificio, desarrollar un plan
de mantenimiento que sea viable en su realización, dimensionar de manera
adecuada el departamento de mantenimiento, elegir bien a los proveedores y
subcontratistas y usar herramientas adecuadas para la gestión, tales como GMAOs
que permitan un control adecuado de cumplimiento del plan.
La estrategia de mantenimiento más extendida
en los edificios es la de solo correctivo, con excepción claro está del
mantenimiento legal, si bien no es nada acertada ya que suponen mayores
incomodidades para los usuarios y a la larga sale más cara. El hecho de sufrir
paradas no deseadas de las instalaciones, en lugar de programar el momento del
mantenimiento, siempre supone una mayor incomodidad. ¿Cuál debe ser entonces la
estrategia de mantenimiento?
Una buena combinación consiste en realizar
un mantenimiento preventivo de todas las instalaciones, realizando tareas de
conservación perfectamente definidas. Además se debe realizar un mantenimiento
predictivo, usando técnicas adecuadas como la termografía o los ultrasonidos,
de forma que sea posible adelantarse a averías de los equipos y actuar solo si
es necesario. Añadiremos las tareas de mantenimiento legal, es decir, aquellas
que la normativa local vigente exija y por supuesto, el correctivo necesario.
En general, el mantenimiento en un edificio se ha venido
clasificando en las siguientes categorías, que encaja (con alguna salvedad) con
la estrategia antes definida:
a) de
rutina - las actividades de mantenimiento en curso, tales como la limpieza de
los baños y cortar el césped, que son necesarios debido a un uso continuado de
las instalaciones;
b) preventiva
- ajuste periódico, lubricación e inspección de mecánica o de otra equipos para
asegurar la continuidad condiciones de trabajo;
c) los
grandes proyectos como la sustitución de piso, reparación de los tejados, o
volver a pintar por completo que se realizan una vez cada pocos años; y
d) de emergencia - averías inesperadas de bienes
o equipos. Estos son impredecibles o tipo reactivo de mantenimiento y son más
difíciles de programar que el anterior tres categorías.
Adicionalmente, en los
edificios, suele ser de aplicación la regla 80/20. Significa que el 80 por
ciento de su trabajo se realizará sobre el 20% de sus activos y siendo también
el 80% de los costos originados por del 20% de los activos. Un enfoque
adecuado, garantiza un buen mantenimiento con un coste ajustado.
Para seguir la estrategia
antes establecida, se debe definir el plan de mantenimiento preventivo. Pero, ¿cómo elaborar este plan?
Los pasos clave en la
preparación de un plan de mantenimiento son:
1. Preparar
un inventario de activos - la identificación de las características físicas de
todos los bienes (por ejemplo, bombas de agua, quemadores de caldera, etc) que
requieren mantenimiento;
2. Identificar
las actividades de mantenimiento y tareas, por ejemplo,
·
Actividad: la limpieza.
·
Trabajo a realizar: baños limpios, cambio de
toallas, etc.
·
Actividad: Mantenimiento Preventivo (techo de
guijarro).
·
El trabajo a realizar:
- Inspeccionar
el ático en busca de signos de humedad causados por fugas en techo.
- Inspeccione
el techo de tejas sueltas, rotas, dobladas o faltantes.
- Repare
o reemplace tejas según se requiera.
- Inspeccione
tapajuntas aleros y canalones
La definición de las tareas suele
requerir de una cierta experiencia. Si no se dispone de ella, lo más sencillo
es partir de las instrucciones del fabricante. En cada uno de los manuales de
los equipos, suele haber un apartado llamado “operación y mantenimiento”. En
este apartado se especifican las tareas a realizar a cada equipo. Esta
metodología, llamada “mantenimiento basado en instrucciones del fabricante”,
tiene algunas incongruencias, ya que equipos iguales pero de fabricantes
distintos, pueden tener mantenimientos distintos, lo cual, a priori, no parece
lógico.
A estas tareas le sumaremos las
que la ley marque, es decir, lo que llamamos mantenimiento legal, y que
generalmente se subcontratan, al requerir de proveedores acreditados que deben
certificar el funcionamiento y buena conservación de las instalaciones.
3. Identificar
la frecuencia de la tarea - determinar con qué frecuencia deben ser las
actividades realizado (la frecuencia del servicio); esto es importante en
particular en el tipo preventivo de los mantenimiento.
4. Estimar
el tiempo necesario para completar la tarea
5. Agrupar
las tareas definiendo las gamas de mantenimiento. La agrupación más recomendada
es por sistema, especialidad y frecuencia.
6. Programar
el plan de trabajo a lo largo de un año. Lo que significa distribuir la
ejecución de las gamas a lo largo del año.
Ya que las gamas de
mantenimiento corresponden a la agrupación de las tareas por sistema, conviene
definir cuáles son los principales sistemas de un edificio:
·
Sistema de agua sanitaria
·
Sistema eléctrico
·
Sistema de climatización
·
Sistema de calefacción
·
Sistema de protección contra incendios
·
Sistema de ACS
·
Edificio
·
Sistema de evacuación de aguas fecales y
pluviales
·
Sistema de transporte (elevadores)
·
Sistemas de telecomunicaciones
·
Iluminación
Establecido el plan, debe
dimensionarse con cuidado el personal de mantenimiento. La plantilla suele
elegirse en función de un buen número de variables. La variable principal suele
ser la económica, en base al rendimiento financiero que obtiene la propiedad. La
realidad es que no dimensionar adecuadamente el departamento de mantenimiento
solo aplaza los costes.
Otros factores distintos de los
financieros que son importantes en el dimensionamiento del departamento son:
·
la construcción específica;
·
la cantidad de habitaciones, salas de reuniones,
jardines,
·
la edad del edificio,
·
el tamaño de las instalaciones (sala de
calderas, etc) piscinas y equipos periféricos.
La regla / fórmula general para
el dimensionamiento del tamaño de plantilla o departamento de mantenimiento se
ha tratado a lo largo de la literatura escrita sobre mantenimiento. En concreto
el Profesor Frank D. Borsenik, propone:
La fórmula es 3,1 técnicos de
mantenimiento a tiempo completo por cada 100 habitaciones disponibles.
Otra cuestión importante es la
cualificación. ¿Se requiere personal especializado, es decir, electricistas,
mecánicos etc. para el mantenimiento del edificio?
La respuesta es que depende del edificio.
En general, no es necesario ni conveniente un especialista si no hay trabajo
suficiente para mantenerlo ocupado a tiempo completo.
Consecuencias:
·
Alta rotación, y por tanto un alto coste de
enseñar continuamente a nuevos empleados.
·
Mayor coste que un técnico menos cualificado
Igualmente importante es la subcontratación,
aunque este aspecto será tratado en otro artículo.
Una vez definido el plan y
programado en el tiempo, y con la plantilla ya dimensionada, el jefe de
mantenimiento debe organizar los trabajos de los técnicos. Su labor consiste en
preparar y emitir las órdenes de trabajo, o lo que es los mismo, la
identificación de qué, cuándo, dónde y por quién se realizarán los trabajos de
mantenimiento, preparar los permisos de trabajo cuando sea necesario, asignar
las ordenes a los técnicos y comprobar que as ordenes se ejecutan de manera
correcta.
Durante la organización de las
tareas de mantenimiento, se suele presentar la necesidad de decidir la
prioridad con que se ejecutan las mismas. Priorizar las tareas de mantenimiento
preventivo puede ser necesario si hay escasez de personal de mantenimiento o de
la falta de fondos, o bien por la combinación de tareas correctivas y
preventivas. En estos casos la tarea menos crítica que plantea la menor amenaza
para la seguridad de la vida se puede aplazar. Disponer de un criterio claro de
elección es fundamental. Un criterio puede ser el siguiente:
a) Seguridad
de la Vida: Las tares que, si no se atiende de inmediato, tendrán las posibles
amenazas a la vida de los huéspedes o el personal.
b) Requisitos
reglamentarios: Las tareas que no están en conformidad con el Código de Construcción
u otros reglamentos.
c) Equipo
de Ciclo de Vida: Las tareas que requieren un mantenimiento del ciclo de vida
de rutina, tales como sistema mecánico, material para techos, la seguridad del
sistema de alarma, luces, etc
d) Mantenimiento
de la envolvente del edificio: Las tareas tales como pintura, masilla, la
limpieza, y así sucesivamente.
e) Las
tareas de mantenimiento a largo plazo
Por último, toda esta gestión es conveniente llevarla a
través de un software de mantenimiento que permita el seguimiento de las
tareas, la gestión de órdenes de trabajo y de los permisos correspondientes.
Este tipo de software, denominado GMAO, permite la obtención de un conjunto de
informes que permite realizar un seguimiento de la calidad del mantenimiento
prestado y de esta forma mejorar para tratar de conseguir los objetivos
definidos en la estrategia.
Fecha: 14/12/2014
Alejandro Palacios Rodrigo
Director General de Rosmann Ingeniería
www.rosmann.es
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