sábado, 13 de diciembre de 2014

MANTENIMIENTO DE EDIFICIOS


A diferencia de las instalaciones industriales, donde la conciencia del mantenimiento ha crecido y avanzado desde hace años, la sociedad en general no ha percibido la necesidad del mantenimiento de los edificios y sus instalaciones para su correcta conservación, y por tanto la evolución de su mantenimiento ha sido más pobre que en la rama industrial.
Como cualquier instalación industrial, se debe elegir una buena estrategia de mantenimiento del edificio, desarrollar un plan de mantenimiento que sea viable en su realización, dimensionar de manera adecuada el departamento de mantenimiento, elegir bien a los proveedores y subcontratistas y usar herramientas adecuadas para la gestión, tales como GMAOs que permitan un control adecuado de cumplimiento del plan.
La estrategia de mantenimiento más extendida en los edificios es la de solo correctivo, con excepción claro está del mantenimiento legal, si bien no es nada acertada ya que suponen mayores incomodidades para los usuarios y a la larga sale más cara. El hecho de sufrir paradas no deseadas de las instalaciones, en lugar de programar el momento del mantenimiento, siempre supone una mayor incomodidad. ¿Cuál debe ser entonces la estrategia de mantenimiento?
Una buena combinación consiste en realizar un mantenimiento preventivo de todas las instalaciones, realizando tareas de conservación perfectamente definidas. Además se debe realizar un mantenimiento predictivo, usando técnicas adecuadas como la termografía o los ultrasonidos, de forma que sea posible adelantarse a averías de los equipos y actuar solo si es necesario. Añadiremos las tareas de mantenimiento legal, es decir, aquellas que la normativa local vigente exija y por supuesto, el correctivo necesario.
En general, el mantenimiento en un edificio se ha venido clasificando en las siguientes categorías, que encaja (con alguna salvedad) con la estrategia antes definida:
a)     de rutina - las actividades de mantenimiento en curso, tales como la limpieza de los baños y cortar el césped, que son necesarios debido a un uso continuado de las instalaciones;
b)    preventiva - ajuste periódico, lubricación e inspección de mecánica o de otra equipos para asegurar la continuidad condiciones de trabajo;
c)     los grandes proyectos como la sustitución de piso, reparación de los tejados, o volver a pintar por completo que se realizan una vez cada pocos años; y
d)     de emergencia - averías inesperadas de bienes o equipos. Estos son impredecibles o tipo reactivo de mantenimiento y son más difíciles de programar que el anterior tres categorías.
Adicionalmente, en los edificios, suele ser de aplicación la regla 80/20. Significa que el 80 por ciento de su trabajo se realizará sobre el 20% de sus activos y siendo también el 80% de los costos originados por del 20% de los activos. Un enfoque adecuado, garantiza un buen mantenimiento con un coste ajustado.
Para seguir la estrategia antes establecida, se debe definir el plan de mantenimiento preventivo.  Pero, ¿cómo elaborar este plan?
Los pasos clave en la preparación de un plan de mantenimiento son:
1.     Preparar un inventario de activos - la identificación de las características físicas de todos los bienes (por ejemplo, bombas de agua, quemadores de caldera, etc) que requieren mantenimiento;
2.     Identificar las actividades de mantenimiento y tareas, por ejemplo,
·         Actividad: la limpieza.
·         Trabajo a realizar: baños limpios, cambio de toallas, etc.
·         Actividad: Mantenimiento Preventivo (techo de guijarro).
·         El trabajo a realizar:
      • Inspeccionar el ático en busca de signos de humedad causados por fugas en techo.
      • Inspeccione el techo de tejas sueltas, rotas, dobladas o faltantes.
      • Repare o reemplace tejas según se requiera.
      • Inspeccione tapajuntas aleros y canalones
La definición de las tareas suele requerir de una cierta experiencia. Si no se dispone de ella, lo más sencillo es partir de las instrucciones del fabricante. En cada uno de los manuales de los equipos, suele haber un apartado llamado “operación y mantenimiento”. En este apartado se especifican las tareas a realizar a cada equipo. Esta metodología, llamada “mantenimiento basado en instrucciones del fabricante”, tiene algunas incongruencias, ya que equipos iguales pero de fabricantes distintos, pueden tener mantenimientos distintos, lo cual, a priori, no parece lógico.
A estas tareas le sumaremos las que la ley marque, es decir, lo que llamamos mantenimiento legal, y que generalmente se subcontratan, al requerir de proveedores acreditados que deben certificar el funcionamiento y buena conservación de las instalaciones.
3.     Identificar la frecuencia de la tarea - determinar con qué frecuencia deben ser las actividades realizado (la frecuencia del servicio); esto es importante en particular en el tipo preventivo de los mantenimiento.
4.     Estimar el tiempo necesario para completar la tarea
5.     Agrupar las tareas definiendo las gamas de mantenimiento. La agrupación más recomendada es por sistema, especialidad y frecuencia.
6.     Programar el plan de trabajo a lo largo de un año. Lo que significa distribuir la ejecución de las gamas a lo largo del año.
Ya que las gamas de mantenimiento corresponden a la agrupación de las tareas por sistema, conviene definir cuáles son los principales sistemas de un edificio:
·         Sistema de agua sanitaria
·         Sistema eléctrico
·         Sistema de climatización
·         Sistema de calefacción
·         Sistema de protección contra incendios
·         Sistema de ACS
·         Edificio
·         Sistema de evacuación de aguas fecales y pluviales
·         Sistema de transporte (elevadores)
·         Sistemas de telecomunicaciones
·         Iluminación


Establecido el plan, debe dimensionarse con cuidado el personal de mantenimiento. La plantilla suele elegirse en función de un buen número de variables. La variable principal suele ser la económica, en base al rendimiento financiero que obtiene la propiedad. La realidad es que no dimensionar adecuadamente el departamento de mantenimiento solo aplaza los costes.
Otros factores distintos de los financieros que son importantes en el dimensionamiento del departamento son:
·         la construcción específica;
·         la cantidad de habitaciones, salas de reuniones, jardines,
·         la edad del edificio,
·         el tamaño de las instalaciones (sala de calderas, etc) piscinas y equipos periféricos.
La regla / fórmula general para el dimensionamiento del tamaño de plantilla o departamento de mantenimiento se ha tratado a lo largo de la literatura escrita sobre mantenimiento. En concreto el Profesor Frank D. Borsenik, propone:
La fórmula es 3,1 técnicos de mantenimiento a tiempo completo por cada 100 habitaciones disponibles.
Otra cuestión importante es la cualificación. ¿Se requiere personal especializado, es decir, electricistas, mecánicos etc. para el mantenimiento del edificio?
La respuesta es que depende del edificio. En general, no es necesario ni conveniente un especialista si no hay trabajo suficiente para mantenerlo ocupado a tiempo completo.
Consecuencias:
·         Alta rotación, y por tanto un alto coste de enseñar continuamente a nuevos empleados.
·         Mayor coste que un técnico menos cualificado
Igualmente importante es la subcontratación, aunque este aspecto será tratado en otro artículo.

Una vez definido el plan y programado en el tiempo, y con la plantilla ya dimensionada, el jefe de mantenimiento debe organizar los trabajos de los técnicos. Su labor consiste en preparar y emitir las órdenes de trabajo, o lo que es los mismo, la identificación de qué, cuándo, dónde y por quién se realizarán los trabajos de mantenimiento, preparar los permisos de trabajo cuando sea necesario, asignar las ordenes a los técnicos y comprobar que as ordenes se ejecutan de manera correcta.
Durante la organización de las tareas de mantenimiento, se suele presentar la necesidad de decidir la prioridad con que se ejecutan las mismas. Priorizar las tareas de mantenimiento preventivo puede ser necesario si hay escasez de personal de mantenimiento o de la falta de fondos, o bien por la combinación de tareas correctivas y preventivas. En estos casos la tarea menos crítica que plantea la menor amenaza para la seguridad de la vida se puede aplazar. Disponer de un criterio claro de elección es fundamental. Un criterio puede ser el siguiente:
a)     Seguridad de la Vida: Las tares que, si no se atiende de inmediato, tendrán las posibles amenazas a la vida de los huéspedes o el personal.
b)    Requisitos reglamentarios: Las tareas que no están en conformidad con el Código de Construcción u otros reglamentos.
c)     Equipo de Ciclo de Vida: Las tareas que requieren un mantenimiento del ciclo de vida de rutina, tales como sistema mecánico, material para techos, la seguridad del sistema de alarma, luces, etc
d)    Mantenimiento de la envolvente del edificio: Las tareas tales como pintura, masilla, la limpieza, y así sucesivamente.
e)     Las tareas de mantenimiento a largo plazo


Por último, toda esta gestión es conveniente llevarla a través de un software de mantenimiento que permita el seguimiento de las tareas, la gestión de órdenes de trabajo y de los permisos correspondientes. Este tipo de software, denominado GMAO, permite la obtención de un conjunto de informes que permite realizar un seguimiento de la calidad del mantenimiento prestado y de esta forma mejorar para tratar de conseguir los objetivos definidos en la estrategia.

Fecha: 14/12/2014
Alejandro Palacios Rodrigo
Director General de Rosmann Ingeniería
www.rosmann.es

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